Desarrollo de intranet para el grupo B:SM.

  • Fecha: 15/07/2018
  • Cliente: B:SM
  • Servicios: Desarrollo intranet, Consultoría Estratégica

Perfil de la Empresa

B:SM es una empresa del Ayuntamiento de Barcelona que nació con el objetivo de unificar en una sola sociedad la prestación de los servicios municipales. 

Actualmente cuenta con 1.700 empleados en 24 áreas de negocio que gestionan los siguientes servicios municipales: parkings municipales, zonas de aparcamiento, grúa municipal,agentes cívicos, Bicing, estaciones de autobús, Anillo Olímpico, Fòrum, Parque Güell y Zoo.

El Reto

El objetivo del proyecto es dotar a B:SM de un sistema eficaz para que los empleados puedan acceder de forma sencilla y efectiva tanto a la información corporativa y personal como a sus herramientas corporativas y que puedan compartir contenidos, documentación y experiencias. 

Esto supone superar la idea de una intranet clásica y enfocarse a un sistema integral que elimine los factores de disrupción en el lugar de trabajo centrándose en conceptos como:Cloud, Movilidad, BYOD (acceso desde el dispositivo del usuario), ecosistema de trabajo(superando el tradicional puesto de trabajo), múltiples puntos de contacto y Now economy(sistema basado en las necesidades definidas por el propio usuario). 

Con estas premisas se define un sistema que ha de abordar tres elementos: 

  • CMS (Gestor dinámico de contenidos) para una publicación y actualización de contenidos descentralizada y sencilla. 
  • Digital Workplace: para facilitar a los usuarios un espacio digital donde sea fácil trabajar en equipo, dar feedback y colaborar gestionando información no estructurada. 
  • Bussines APPS: para dar acceso y permitir la supervisión de las herramientas específicas de negocio que permiten desarrollar el trabajo.  

Para definir los requerimientos específicos de la intranet se llevaron a cabo sesiones en las que los usuarios de las distintas áreas y departamentos que expresaron sus necesidades y expectativas para que el sistema se enfocase a ellas. 

La Solución de Infinitum Digital

La solución para la necesidades y requerimientos de B:SM es la creación de B:IN, un nuevo espacio digital de trabajo y comunicación donde se han integrado todas las herramientas y aplicativos de trabajo en una sola herramienta, ágil y sencilla. Esta plataforma unifica todas las funcionalidades del antiguo portal del empleado y muchos otras en un entorno intuitivo, atractivo y dinámico, con una nueva organización de contenidos, basada en las necesidades individuales, colectivas y por roles, que se divide en cuatro grandes áreas: Corporativa, Nuestras cosas, Mis cosas y Rincón del Manager. 

Esta plataforma se ha desarrollado implementando técnicas y herramientas que dan respuesta a los requerimientos específicos: 

  • Autentificación corporativa: un nuevo sistema Single Sign On sin usuario y contraseñas para acceder a la intranet. Tan solo accediendo al ordenador, el sistema te reconoce y te loguea directamente a la intranet B:IN. 
  • Profiling corporativo: el lugar de trabajo se personaliza obteniendo los datos del perfil de Meta4, por lo que el sistema identifica la división (o divisiones) a las que pertenece el miembro de B:SM, su rol empresarial, sus datos de RRHH y si rol dentro de la intranet (administrador, editor, usuario). 
  • Integraciones: 
    • RRHH: Meta4 es la aplicación de RRHH para gestionar las necesidades de los empleados y las nóminas. En la sección Mis cosas, los empleados pueden realizar gestiones a través de este apartado (pedir vacaciones, ver nóminas, etc.). En la sección El Rincón del Manager los responsables pueden validar y supervisar las demandas de los usuarios: vacaciones, formación, evaluaciones y petición de nuevas vacantes. 
    • Ofice 365 (Digital Workplace): integración de aplicaciones de trabajo compartido como Outlook, Teams o Yammer con notificaciones en tiempo real. 
    • Moodle: sistema de formación Campus B:SM con notificaciones y calendarios. 
    • Calendario: Todas las agendas (Outlook, Campus B:SM y Visual Plan) unificadas en un único calendario. 
    • Alertas: el sistema permite la creación de alertas para informar en tiempo real de las incidencias o informaciones urgentes y relevantes de la actividad de B:SM. 
  • Flexibilidad y control editorial:
    • Personalización de la información: se han personalizado los contenidos por Unidades de negocio, distinguiendo cada perfil según la división a la que pertenece y creando landings de negocio a través del Page Builder para personalizar su propio espacio en la intranet. 
    • Full multimedia: diferentes plantillas y formatos de maquetación de la B:IN para que los editores y administradores puedan publicar páginas más atractivas y con recursos visuales para categorizar la información y destacar la más relevante. 
    • Descentralización de la publicación: diversos roles con diversos permisos de publicación: Administradores globales (2), Administradores de contenidos (4), Editores de negocio/división (30). 
    • Empoderamiento de editores y áreas: los editores pueden publicar noticias en sus landings de negocio y destacarlas en la home de B:SM 
    • Control editorial: flujos de trabajo de gestores y administradores y workflows de validaciones de noticias destacadas. 
     
  • Analítica web: Se ha integrado Google Analytics, con una configuración personalizada en función de las necesidades de las diferentes divisiones, con el objetivo de recoger los indicadores más relevantes para la compañía. 
  • Alta disponibilidad: a través de una topología clusterizada se ofrece una alta disponibilidad de acceso a pesar de la gran cantidad de usuarios conectados. 

Casos de éxito

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