El Reto

El objetivo del proyecto es dotar a B:SM de un sistema eficaz para que los empleados puedan acceder de forma sencilla y efectiva tanto a la información corporativa y personal como a sus herramientas corporativas y que puedan compartir contenidos, documentación y experiencias. 

Esto supone superar la idea de una intranet clásica y enfocarse a un sistema integral que elimine los factores de disrupción en el lugar de trabajo centrándose en conceptos como:Cloud, Movilidad, BYOD (acceso desde el dispositivo del usuario), ecosistema de trabajo(superando el tradicional puesto de trabajo), múltiples puntos de contacto y Now economy(sistema basado en las necesidades definidas por el propio usuario). 

Con estas premisas se define un sistema que ha de abordar tres elementos: 

• CMS (Gestor dinámico de contenidos) para una publicación y actualización de contenidos descentralizada y sencilla. 
• Digital Workplace: para facilitar a los usuarios un espacio digital donde sea fácil trabajar en equipo, dar feedback y colaborar gestionando información no estructurada. 

• Bussines APPS: para dar acceso y permitir la supervisión de las herramientas específicas de negocio que permiten desarrollar el trabajo.  

Para definir los requerimientos específicos de la intranet se llevaron a cabo sesiones en las que los usuarios de las distintas áreas y departamentos que expresaron sus necesidades y expectativas para que el sistema se enfocase a ellas. 

La Solución de Infinitum Digital

La solución para la necesidades y requerimientos de B:SM es la creación de B:IN, un nuevo espacio digital de trabajo y comunicación donde se han integrado todas las herramientas y aplicativos de trabajo en una sola herramienta, ágil y sencilla. Esta plataforma unifica todas las funcionalidades del antiguo portal del empleado y muchos otras en un entorno intuitivo, atractivo y dinámico, con una nueva organización de contenidos, basada en las necesidades individuales, colectivas y por roles, que se divide en cuatro grandes áreas: Corporativa, Nuestras cosas, Mis cosas y Rincón del Manager. 

Esta plataforma se ha desarrollado implementando técnicas y herramientas que dan respuesta a los requerimientos específicos: 

• Autentificación corporativa: un nuevo sistema Single Sign On sin usuario y contraseñas para acceder a la intranet. Tan solo accediendo al ordenador, el sistema te reconoce y te loguea directamente a la intranet B:IN. 
• Profiling corporativo: el lugar de trabajo se personaliza obteniendo los datos del perfil de Meta4, por lo que el sistema identifica la división (o divisiones) a las que pertenece el miembro de B:SM, su rol empresarial, sus datos de RRHH y si rol dentro de la intranet (administrador, editor, usuario). 
• Integraciones: 
  • RRHH: Meta4 es la aplicación de RRHH para gestionar las necesidades de los empleados y las nóminas. En la sección Mis cosas, los empleados pueden realizar gestiones a través de este apartado (pedir vacaciones, ver nóminas, etc.). En la sección El Rincón del Manager los responsables pueden validar y supervisar las demandas de los usuarios: vacaciones, formación, evaluaciones y petición de nuevas vacantes. 
  • Ofice 365 (Digital Workplace): integración de aplicaciones de trabajo compartido como Outlook, Teams o Yammer con notificaciones en tiempo real. 
  • Moodle: sistema de formación Campus B:SM con notificaciones y calendarios. 
  • Calendario: Todas las agendas (Outlook, Campus B:SM y Visual Plan) unificadas en un único calendario. 
  • Alertas: el sistema permite la creación de alertas para informar en tiempo real de las incidencias o informaciones urgentes y relevantes de la actividad de B:SM. 
• Flexibilidad y control editorial:
  • Personalización de la información: se han personalizado los contenidos por Unidades de negocio, distinguiendo cada perfil según la división a la que pertenece y creando landings de negocio a través del Page Builder para personalizar su propio espacio en la intranet. 
  • Full multimedia: diferentes plantillas y formatos de maquetación de la B:IN para que los editores y administradores puedan publicar páginas más atractivas y con recursos visuales para categorizar la información y destacar la más relevante. 
  • Descentralización de la publicación: diversos roles con diversos permisos de publicación: Administradores globales (2), Administradores de contenidos (4), Editores de negocio/división (30). 
  • Empoderamiento de editores y áreas: los editores pueden publicar noticias en sus landings de negocio y destacarlas en la home de B:SM 
  • Control editorial: flujos de trabajo de gestores y administradores y workflows de validaciones de noticias destacadas. 
   
• Analítica web: Se ha integrado Google Analytics, con una configuración personalizada en función de las necesidades de las diferentes divisiones, con el objetivo de recoger los indicadores más relevantes para la compañía. 
• Alta disponibilidad: a través de una topología clusterizada se ofrece una alta disponibilidad de acceso a pesar de la gran cantidad de usuarios conectados.